Cómo saber qué herramientas de IA usa tu equipo

En los inventarios que hemos levantado desde enero de 2024, el patrón se repite: dirección declara tres servicios aprobados y aparecen veinte en funcionamiento real. No es exageración de consultora. Es lo que sale cuando cruzas los registros de inicio de sesión con el extracto de la tarjeta corporativa y después te sientas a preguntar sin cara de inspector.

¿Y por qué nadie se había dado cuenta antes? Porque buscaban en el sitio equivocado. La mayoría de organizaciones intenta detectar el uso de inteligencia artificial mirando los textos que produce la plantilla, cuando la respuesta está en infraestructura que ya pagan, registran y archivan todos los meses.

Aquí no vamos a hablar de sospechas. Vamos a describir tres fuentes de evidencia (técnica, económica y conversacional) que, combinadas, producen un mapa razonablemente fiel en dos o tres semanas de trabajo. Ninguna de las tres funciona sola. Las tres juntas, sí.

Si mañana tuvieras que responder ante una auditoría qué proveedores procesan datos de tus clientes mediante modelos generativos, ¿podrías? La mitad de nuestros clientes iniciales contestó que no con una honestidad que, francamente, agradecimos.

El punto ciego no es la tecnología, es la falta de un censo interno

Averiguar qué herramientas de IA usa tu equipo no requiere software de detección: requiere cruzar tres fuentes que la empresa ya guarda. Los permisos concedidos en el proveedor de identidad, los cargos recurrentes del extracto bancario y una ronda de entrevistas por tarea bastan para construir un censo fiable en dos semanas.

Nos consta un caso de marzo de 2024: una gestoría de 60 personas en Bilbao, sector regulado, con política interna que prohibía expresamente los asistentes conversacionales externos. Cuando revisamos los permisos concedidos en su proveedor de identidad, encontramos 41 autorizaciones activas hacia servicios de terceros con capacidad generativa. La política existía. El censo, no. Y una norma sin censo es un documento de intenciones.

Lo que falla no es la vigilancia. Falla la contabilidad.

Total, que el ejercicio no consiste en cazar a nadie, sino en responder cuatro preguntas elementales: qué servicios entran en contacto con información de la casa, quién los activó, con qué finalidad y qué pasaría si ese proveedor sufriera una brecha mañana por la tarde. Sin esas cuatro columnas rellenas, cualquier conversación sobre riesgo es especulación.

Qué es la IA en la sombra y por qué aparece sin permiso

La IA en la sombra, o shadow AI, es la adopción de servicios con capacidad generativa fuera de los canales de aprobación de la organización. Surge sin mala fe en la gran mayoría de los casos que hemos documentado: alguien necesita transcribir una reunión de 90 minutos, encuentra un servicio gratuito, lo usa, funciona, lo recomienda a dos compañeros y en seis semanas hay once personas subiendo grabaciones de comités a un servidor del que nadie conoce ni la jurisdicción.

La velocidad es el factor diferencial respecto al shadow IT clásico. Instalar un CRM no autorizado llevaba meses y dejaba rastro presupuestario. Activar un asistente con cuenta gratuita lleva cuarenta segundos y no deja factura.

Y aquí está el quid: esa facilidad de adopción es exactamente la razón por la que el enfoque punitivo fracasa. Si prohíbes sin ofrecer alternativa, la gente no deja de usar estas tecnologías. Deja de contarlo.

Por qué los detectores de texto generado no sirven para este problema

Probamos esta vía antes de descartarla. Los clasificadores comerciales que circulan hoy (Turnitin, GPTZero, Copyleaks, Originality.ai o Sapling, entre otros) tienen un propósito distinto: estiman si un texto es sintético, no identifican qué proveedor lo procesó. Y arrastran un problema documentado públicamente: los foros académicos acumulan casos de trabajos escritos íntegramente por personas marcados como generados, con especial saña contra quienes redactan en registro formal o no son nativos del idioma.

Creíamos que con afinar umbrales bastaría. Lo que descubrimos fue peor: aun con un clasificador perfecto, el resultado no responde a ninguna de las cuatro preguntas que importan. Saber que un informe se redactó con asistencia automática no te dice qué proveedor lo procesó, ni qué datos viajaron, ni bajo qué términos contractuales. Cambiamos de enfoque: dejar en paz el contenido y perseguir las conexiones.

Mirar el texto es mirar el humo. Nosotros buscamos la tubería.

Primer componente: las huellas técnicas que ya están registradas

Esta es la parte que más sorprende a los clientes: la mayor parte de la evidencia necesaria ya existe y está almacenada en sistemas que llevan años pagando. No hay que desplegar nada nuevo. Hay que exportar, cruzar y leer.

Estas son las fuentes de señal técnica que revisamos, ordenadas de mayor a menor rendimiento por hora invertida:

• Concesiones OAuth registradas en el proveedor de identidad.
• Inicios de sesión federados hacia servicios de terceros.
• Consultas DNS resueltas por el servidor corporativo.
• Peticiones salientes hacia endpoints de API en el proxy.
• Extensiones de navegador instaladas por usuario.
• Complementos ofimáticos y plugins del entorno de desarrollo.
• Aplicaciones conectadas al repositorio de código.

Las tres capas (identidad, red y dispositivo) se solapan parcialmente, y ese solape es útil porque permite validar hallazgos por duplicado.

Proveedor de identidad, inicios de sesión y permisos OAuth concedidos

Si tu organización usa Google Workspace, Microsoft Entra ID u Okta, tienes delante la mina más rica. Cada vez que alguien pulsa "continuar con Google" en un servicio externo, queda registrada una concesión OAuth con el ámbito de permisos solicitado, la fecha y el usuario. En Workspace está en la sección de control de acceso a aplicaciones de terceros; en Entra ID, en las aplicaciones empresariales y los consentimientos de usuario.

¿Puede una empresa saber si usas estas aplicaciones? En cuentas y dispositivos corporativos, sí, y sin instalar nada. Basta con que alguien exporte los permisos concedidos con la cuenta de trabajo, las consultas de red y las aplicaciones instaladas. Lo que queda fuera de ese alcance es el teléfono particular y las cuentas registradas con correo personal.

Lo relevante no es el listado en bruto, sino el ámbito. Un servicio de transcripción que pide lectura del calendario es un inconveniente. El mismo servicio pidiendo acceso completo al buzón y permisos de envío en tu nombre es otra categoría de problema, y en el caso de aquella gestoría de Bilbao encontramos exactamente dos concesiones de ese segundo tipo, otorgadas en 2022 y olvidadas desde entonces.

Exporta a CSV, ordena por fecha de concesión descendente y marca todo lo posterior a noviembre de 2022. Ese mes es la frontera práctica: casi todo lo generativo que hoy circula por las empresas se activó después.

Tráfico de red, consultas DNS y registros del proxy corporativo

Las consultas DNS son el registro más barato y más infravalorado. Si tienes resolución centralizada (y si no la tienes, ese es el primer hallazgo de la revisión), dispones de un listado de dominios consultados por hora y por dispositivo. Filtra por los dominios de los proveedores conocidos y, sobre todo, por los endpoints de API: el tráfico hacia una API es señal de integración, no de curiosidad.

Esa distinción nos cambió un diagnóstico entero en junio de 2024. Un cliente del sector logístico presentaba un volumen alto de consultas mensuales hacia un proveedor de modelos. Suponíamos uso individual masivo. Al revisar el patrón horario, las peticiones se concentraban en bloques nocturnos de cuarenta minutos, siete días por semana, con volumen constante. No era gente. Era un script que un desarrollador había dejado en producción para clasificar incidencias, procesando datos de clientes contra un servicio sin contrato de encargo de tratamiento. Cambiamos la prioridad del informe esa misma tarde.

Mira, al final la pregunta que hay que hacerse ante cada dominio es simple: ¿esto parece una persona escribiendo o una máquina llamando?

Extensiones de navegador, plugins y aplicaciones instaladas en los puestos

Las extensiones de navegador son el vector más desatendido, y también la respuesta a cómo detectan las empresas el uso de estos asistentes dentro del navegador. No se lee lo que escribes: se enumeran los complementos instalados y los dominios a los que llaman. Un gestor de dispositivos decente (Intune, Jamf o incluso un inventario de Chrome Enterprise) devuelve ese listado por usuario en cuestión de minutos.

Hubo cuatro casos en nuestros proyectos de 2024 en que la extensión solicitaba permiso de lectura y modificación de datos en todos los sitios web visitados, incluido el ERP interno. Ese es el nivel de acceso que conviene mirar primero, por delante del número total de complementos.

Añade a la lista los complementos del suite ofimática, los plugins del IDE de los desarrolladores y las aplicaciones conectadas al repositorio de código. Esa última categoría nos dio, en dos proyectos del mismo año, los hallazgos de mayor gravedad.

Segundo componente: el rastro económico de las suscripciones

El dinero habla con menos ruido que la red y con más precisión que las personas. Una suscripción mensual recurrente de 22,99 euros es un hecho incontestable, no una interpretación.

La cosa es que casi nadie revisa el extracto con esta lente. Se revisa buscando desviaciones presupuestarias, no buscando proveedores de procesamiento de datos.

Cargos recurrentes, reembolsos de gastos y tarjetas de empresa

Pide a administración tres exportaciones: movimientos de tarjetas corporativas de los últimos doce meses, notas de gasto aprobadas y domiciliaciones recurrentes. Después filtra por importes entre 8 y 70 euros con periodicidad mensual exacta, que es la horquilla donde vive prácticamente todo el software por suscripción individual.

En un despacho de arquitectura de Valencia, 38 personas, encontramos 17 suscripciones distintas repartidas en nueve tarjetas. Dirección estimaba que el gasto en este concepto era "cero o casi cero". No mentían: nadie había sumado.

Las notas de gasto merecen atención aparte porque es donde aparece lo pagado con dinero propio y reembolsado después. Ese circuito esquiva completamente los controles de compras.

Licencias duplicadas y planes personales pagados con dinero corporativo

¿Sabes cuál es el hallazgo que más rápido justifica el proyecto ante un director financiero? La duplicidad. Es habitual encontrar una licencia corporativa contratada con 20 puestos de los que se usan 6, mientras once personas pagan planes individuales del mismo proveedor porque nadie les comunicó que existía la licencia de empresa.

Buena parte de las revisiones económicas que hemos cerrado se pagaron solas con la consolidación de suscripciones redundantes. Y el ahorro es el argumento menos interesante, aunque sea el que abre la puerta.

Lo importante es jurídico: un plan personal se rige por condiciones de consumidor, sin acuerdo de encargado del tratamiento, frecuentemente con uso de los datos introducidos para entrenamiento del modelo, y sin ninguna garantía sobre ubicación de servidores. La misma función, el mismo proveedor, un marco contractual radicalmente distinto. Para sistematizar esa comparación conviene apoyarse en estructuras ya probadas, y en ese punto nuestra plataforma de gobernanza de IA incorpora las plantillas de evaluación contractual que usamos en los proyectos reales, lo que ahorra reconstruir el criterio desde cero en cada revisión.

Tercer componente: lo que solo se descubre preguntando bien

Los registros técnicos tienen un punto ciego enorme: los dispositivos personales. Alguien que abre un asistente en el móvil propio, fotografía un documento en la pantalla del ordenador de la oficina y pega el resultado por mensajería no genera ni una sola línea de registro corporativo.

Ese hueco solo se cierra hablando. Y hablar es la fase donde más proyectos se arruinan.

Encuestas anónimas diseñadas para que nadie se sienta vigilado

Anonimato real significa sin correo electrónico, sin departamento si el departamento tiene cuatro personas, sin franja de antigüedad combinada con rol. Cualquier combinación de tres variables demográficas identifica a casi cualquiera en una plantilla de menos de cien personas, y la gente lo intuye perfectamente.

Formula las preguntas por tarea, no por producto. "¿Qué parte de tu trabajo semanal te resulta más repetitiva y cómo la estás resolviendo ahora?" obtiene respuestas útiles. "¿Usas servicios de inteligencia artificial no autorizados?" obtiene silencio administrativo.

El remitente pesa más que el cuestionario. Cuando la encuesta sale del departamento técnico, la participación se hunde; cuando la envía un responsable de operaciones explicando que el objetivo es contratar licencias decentes, se multiplica. Misma encuesta, distinto remitente.

Entrevistas centradas en el flujo de trabajo, no en la persona

Doce entrevistas de 25 minutos cubren una organización de 150 personas si eliges bien a los entrevistados: dos por área funcional, priorizando perfiles operativos sobre mandos. Los mandos describen el proceso como debería ser; quien ejecuta lo describe como es.

Pregunta por el lunes pasado. Qué hiciste, en qué orden, con qué abriste cada cosa, dónde te atascaste. La reconstrucción concreta de un día real destapa en cinco minutos lo que una pregunta abstracta esconde durante media hora. (Y sí, conviene no tomar notas visibles en los primeros cinco minutos, aunque eso no lo pone ningún manual de metodología.)

¿Funciona siempre esta aproximación? Jamás. En entornos con conflicto laboral abierto o con despidos recientes, la fase conversacional devuelve datos inservibles y es más honesto reconocerlo y apoyarse solo en las dos primeras fuentes.

Integración: convertir señales dispersas en un inventario vivo

Tres fuentes de evidencia producen tres listados que no coinciden. El primero contiene servicios activos que nadie recuerda haber autorizado; el segundo, suscripciones de productos que ya no se usan; el tercero, aplicaciones que no aparecen en ninguno de los dos anteriores porque viven en móviles ajenos.

El cruce es donde está el valor, y también donde se nos fue la mano en nuestros primeros proyectos. Construimos una matriz de 34 columnas para un cliente de 2023. Resultado: ninguna fila completa a los seis meses. Un registro que nadie mantiene es un documento muerto con apariencia de control, que es peor que no tener nada porque genera falsa tranquilidad.

Ahora empezamos siempre con seis columnas. Ampliar es fácil; resucitar una matriz abandonada, no.

Matriz mínima: proveedor, finalidad, datos tratados y nivel de riesgo

Esta es la estructura que recomendamos para la primera versión, y la que después crece sin romperse:

Tres niveles de riesgo y no cinco. Con cinco, casi todo acaba clasificado en el tercero y la columna deja de discriminar. Lo comprobamos en dos organizaciones distintas, donde la mayoría de las filas aterrizaba en el valor intermedio.

La metodología completa, con el detalle de cada campo y las plantillas de recogida, está desarrollada en nuestra guía sobre cómo hacer un inventario de sistemas de IA, que incluye los criterios de clasificación de riesgo que aplicamos en entornos regulados y el calendario de revisión asociado.

Del mapa inicial al catálogo de soluciones aprobadas

Un listado que solo documenta no cambia nada. El entregable que modifica el comportamiento es el catálogo: una lista corta de servicios aprobados, con el caso de uso al que responde cada uno y qué tipo de información puede introducirse en él.

Ahí está, de paso, la respuesta a cómo se controla el uso de un asistente como ChatGPT entre la plantilla. No con bloqueos: con una alternativa contratada, un criterio escrito sobre qué datos pueden entrar en ella y una persona a quien preguntar. El bloqueo técnico solo desplaza el uso al móvil personal, donde ya no ves nada.

Vamos, que la plantilla no necesita una política de 40 páginas. Necesita saber qué puede abrir sin pedir permiso, para qué, y a quién consultar en los casos que no estén en la lista.

Cuatro o cinco entradas bien elegidas cubren la mayor parte de las necesidades reales que detectamos en las entrevistas. Lo medimos en un cliente de 90 personas en octubre de 2024: con cinco servicios aprobados y comunicados, las concesiones OAuth hacia terceros no catalogados cayeron de 29 a 7 en ocho semanas, sin aplicar ni un solo bloqueo técnico.

Aplicación práctica sin destruir la confianza de la plantilla

Una revisión mal comunicada deja secuelas que duran más que el informe. Si el personal interpreta el ejercicio como una cacería, la siguiente adopción no autorizada será más discreta, más difícil de detectar y más arriesgada, porque habrá aprendido a usar canales que no dejan rastro.

Hemos visto ocurrir esto. Un cliente anunció el proceso por correo con asunto "auditoría de cumplimiento" y sin más contexto; la participación en la encuesta posterior fue testimonial y las entrevistas resultaron inútiles. Tuvimos que reiniciar el proyecto seis semanas después, con otro remitente y otro marco.

Qué comunicar antes de empezar la auditoría

Cuatro mensajes, antes de tocar un solo registro:

• El objetivo es contratar licencias adecuadas, no sancionar.
• Nadie será penalizado por declarar uso previo.
• Se revisan sistemas corporativos, no dispositivos personales.
• El resultado se comparte con toda la organización.

El cuarto punto es el que menos se cumple y el que más efecto tiene. Compartir el resultado final convierte el ejercicio en algo que se hace con la plantilla en vez de sobre ella.

Revisión trimestral: el mapa caduca en semanas

Entre la primera y la segunda revisión de un cliente del sector seguros, con 90 días de diferencia, aparecieron 8 servicios nuevos y desaparecieron 3 sobre un listado de 46 entradas. Trimestre a trimestre.

Mensual es insostenible para equipos pequeños y semestral llega tarde. Noventa días es la cadencia que aguanta en el tiempo, y lo que la hace viable es que las dos primeras fuentes, identidad y gasto, se exportan y cruzan en una mañana una vez montado el procedimiento. La parte conversacional se reserva para la revisión anual.

Si mañana empiezas por una sola cosa, que sea exportar las concesiones a aplicaciones de terceros de tu proveedor de identidad y ordenarlas por fecha. Media hora de trabajo. Nunca hemos visto esa exportación sin sorpresas dentro.